Klasifikasi Rencana

5 Dasar Klasifikasi Rencana

1. Bidang Fungsional (Functional Area)
    Mencakup rencana produksi, pemasaran, keuangan, dan personalia. Setiap faktor memerlukan tipe perencanaan yang berbeda. Misal rencana produksi akan meliputi perencanaan kebutuhan bahan, scheduling produksi, jadwal pemeliharaan mesin, dan sebagainya. Sedangkan rencana pemasaran berisi target penjualan dan program promosi.

2. Tingkatan Organisasional (Organizational Level) 
    Mencakup keseluruhan organisasi atau satuan-satuan kerja organisasi. Teknik-teknik dan isi perencanaan berbeda pada setiap tingkatan. Perencanaan organisasi keseluruhan akan lebih kompleks daripada perencanaan suatu satuan kerja organisasi.

3. Karakteristik Rencana (Characteristic of the plans)
    Meliputi faktor-faktor kompleksitas, fleksibilitas, keformalan, kerahasiaan, biaya, rasionalitas, kuantitatif dan kualitatif. Misal rencana pengembangan produksi biasanya lebih bersifat kuantitatif dibanding rencana personalia.

4. Waktu (Time)
     Meliputi:
- Jangka Pendek (1 Tahun), misal: jadwal penggunaan sumber daya.
- Jangka Menengah (1-5 Tahun), misal: laba pertumbuhan dalam usaha untuk perbaikan laba.
- Jangka Panjang (>5 Tahun), misal: produk penyesuaian tujuan dan perubahan strategi, memperkirakan penjualan pada masa yang akan datang dengan neraca laba/rugi sehingga dapat menetapkan program.

5. Unsur-unsur Rencana (Activities) 
    Dalam wujud anggaran, program, prosedur, kebijaksanaan, dan sebagainya. Meliputi berbagai tingkatan dan setiap tingkatan merupakan bagian dari tingkatan yang lebih tinggi. Berhubungan dengan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, seperti program periklanan, prosedur seleksi personalia, anggaran penelitian dan pengembangan, dan seterusnya. 

Tipe Utama Perencanaan

1. Perencanaan Strategik (Strategic Planning)
    Merupakan proses perencanaan jangka panjang atau long term plan(lebih dari 5 tahun) yang disusun untuk memenuhi tujuan organisasi. 

2. Perencanaan Operasional (Operational Planning)
    Merupakan rencana jangka pendek atau short term plan (kurang dari 1 tahun) yang disusun ke dalam serangkaian kegiatan yang lebih rinci yang merupakan penunjang dari rencana jangka panjang yang akan dicapai.
   
    Ada 2 tipe rencana operasioanal:
    
    a) Rencana Sekali Pakai (Single Use Plans)

        Merupakan serangkaian kegiatan terperinci yang tidak berulang dalam bentuk yang sama pada waktu yang akan datang. Rencana ini digunakan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu yang tidak digunakan kembali bila telah tercapai. Contoh: perencanaan perusahaan untuk membuat gudang baru karena adanya perluasan uasaha.

   

    b) Rencana Tetap (Standing Plans)

        Merupakan pendekatan-pendekatan bagi penanganan situasi-situasi yang dapat diperkirakan dan terjadi berulang-ulang dalam kebijakan operasional, prosedur, dan peraturan kebijaksanaan. Contoh: penyewaan karyawan dan pemberhentian sementara prosedur dan aturan.

Berikut ini adalah perbandingan antara perencanaan strategik dengan perencanaan operasional yang ditinjau dari sembilan aspek:

No.	Aspek	Perencanaan Operasional	Perencanaan Strategis
1.	Isu bahasan	Masalah-masalah pengoperasian	Keberlangsungan serta pengembangan organisasi jangka panjang
2.	Sasaran	Keuntungan saat ini	Keuntungan di waktu yang akan datang
3.	Batasan	Lingkungan sumber daya saat ini	Lingkungan sumber daya waktu yang akan datang
4.	Hasil yang diperoleh	Efisiensi dan stabilitas	Pengembangan potensi mendatang
5.	Informasi	Dunia bisnis saat ini	Kesempatan dan peluang di waktu yang akan datang
6.	Organisasi	Birokrasi/Stabil	Kewiraswastaan/Fleksibel
7.	Kepemimpinan	Cenderung Konservatif	Menginspirasikan perubahan secara radikal
8.	Pemecahan Masalah	Berdasarkan pengalaman masa lalu	Antisipatif, menemukan pendekatan-pendekatan baru
9.	Tingkat Resiko	Resiko rendah	Resiko tinggi

Perencanaan Yang Baik

1. Mengetahui sifat/ciri/prinsip rencana yang baik, sebagai berikut:

- Mempermudah tercapainya tujuan,

- Dibuat oleh orang yang memahami tujuan organisasi,

- Dibuat oleh orang yang mendalami teknik perencanaan,

- Disertai perincian yang teliti,

- Tidak boleh lepas dari pemikiran pelaksanaan,

- Bersifat sederhana,

- Luwes,

- Dalam perencanaan terdapat tempat pengambilan resiko,

- Bersifat praktis/pragmatis,

- Merupakan forcasting. 

 

2. Memandang proses perencanaan sebagai suatu rangkaian pertanyaan yang harus dijawab, sebagai berikut:

- What (apa)

   Tujuan (tindakan apa yang perlu dilakukan),

- When (kapan) 

 Waktu (kapan hal tersebut perlu dilakukan),

- How (bagaimana)

   Cara mengerjakannya (bagaimana cara melakukan pekerjaan tersebut),

- Who (siapa)

   Tenaga kerja (siapa yang melakukan pekerjaan tersebut),

- Where (dimana)

   Tempat (dimana pekerjaan itu harus dilakukan),

- Why (mengapa)

   Keperluannya (mengapa pekerjaan itu harus dilakukan).

3. Memandang proses perencanaan sebagai suatu masalah yang harus dipecahkan dengan mempergunakan teknik-teknik ilmiah

(scientific techniques of problem solving), melalui langkah:

- Mengetahui sifat hakikat masalah yang dihadapi (know the nature of the problem),

- Mengumpulkan data (collect data),

- Menganalisa data-data (analisis of the data),

- Menentukan beberapa alternatif (determination of several alternatives),

- Memilih cara yang terbaik (selection of the seeminingly best way from among  alternatives),

-      Pelaksanaan  (execution),

- Penilaian hasil (evaluation of results).

Pembuatan Proses Perencanaan

1. Menetapkan tugas dan tujuan
    Antara tugas dan tujuan tidak dapat dipisahkan. Dalam memulai suatu rencana harus ditentukan terlebih dahulu tugas dan tujuannya. Tugas diartikan sebagai apa yang harus dilakukan, sedangkan tujuan yaitu suatu nilai yang akan diperoleh.

2. Observasi dan analisa
    Menentukan faktor-faktor yang dapat mempermudah dalam pencapaian tujuan (observasi), bila sudah diketahui dan terkumpul maka dilakukan analisa terhadapnya untuk menentukan mana yang akan digunakan.

3. Mengadakan kemungkinan-kemungkinan
    Faktor yang tersedia memberikan perencanaan membuat beberapa kemungkinan dalam pencapaian tujuan. Dimana kemungkinan yang telah diperoleh dapat diurut atas dasar tertentu, misalnya lamanya penyelesaian, besar biaya yang dibutuhkan, efisiensi dan efektivitas, dan sebagainya.

4. Membuat Sintesa
    Merupakan alternatif yang akan dipilih dari kemungkinan-kemungkinan yang ada dengan cara menggabungkan sintesa dengan kemungkinan-kemungkinan tersebut. Namun kemungkinan-kemungkinan tersebut mempunyai kelemahan.

Hambatan Dalam Perencanaan

1. Kurang pengetahuan tentang organisasi
2. Kurang pengetahuan tentang lingkungan
3. Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif
4. Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang 
5. Ketidaksediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif
6. Biaya
7. Takut gagal
8. Kurang percaya diri


Cara Mengatasi Hambatan

1. Melibatkan para pegawai, terutama mereka yang terkena pengaruh dalam proses perencanaan.
2. Memberikan banyak informasi kepada para pegawai tentang rencana dan kemungkinan akibat-akibatnya sehingga mereka memahami perlunya perubahan serta mendapat manfaat yang diharapkan dan apa yang diperlukan untuk pelaksanaan yang efektif.
3. Mengembangkan suatu pola perencanaan dan penetapan yang efektif, suatu "track record" yang berhasil mendorong kepercayaan kepada para pembuat rencana, serta menjadikan rencana baru tersebut diterima. 
4. Menyadari dampak dari perubahan-perubahan yang diusulkan kepada para anggota organisasi dan memerkecil gangguan yang tidak perlu.

Actuating (Penggerakkan) Dalam Manajemen

   Actuating merupakan usaha mewujudkan perencanaan menjadi kenyataan dengan menggerakkan orang-orang yang ada dalamnya melalui pengarahan dan pemberian motivasi agar kegiatan dapat dilaksanakan secara optimal dan efektif serta sesuai dengan peran, tugas, dan tanggungjawabnya masing-masing.

     Actuating merupakan hubungan manusia dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan agar bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan organisasi. Pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut manusia juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri. 

    Dalam manajemen, fungsi actuating lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi.Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan penggerakan seluruh potensi sumber daya manusia dan non-manusia pada pelaksanaan tugas.Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi.Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi, peran, keahlian, dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan.


    Prinsip-prinsip dalam actuating (penggerakan) antara lain:

a. Memperlakukan pegawai dengan sebaik-baiknya
b. Mendorong pertumbuhan dan perkembangan manusia 
c. Menanamkan pada manusia keinginan untuk melebihi 
d. Menghargai hasil yang baik dan sempurna
 e. Mengusahakan adanya keadilan tanpa pilih kasih 
f.  Memberikan kesempatan yang tepat dan bantuan yang cukup
g. Memberikan dorongan untuk mengembangkan potensi dirinya

Actuating (continued)

Ciri-ciri actuating di dalam sebuah organisasi:

 

1. Upaya yang berlandaskan pengetahuan tentang kepemimpinan yang baik,

2. Mengacu pada perencanaan yang telah di buat,

3. Adanya kemampuan untuk memimpin semua anggota organisasi,

4. Semua kegiatan oraganisasi di atur dengan baik,

5. Pemberian bimbingan, motivasi, dan pengarahan yang baik.

    Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pelaksanaan actuating adalah bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika:

1. Merasa yakin akan mampu mengerjakan tugasnya,

2. Yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya,

3. Tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih penting atau mendesak,

4. Tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi dirinya,

5. Hubungan kekerabatan dalam organisasi tersebut harmonis.