Tugas Manajer

1. Merencanakan kegiatan yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan.
2. Meramalkan hal yang akan terjadi bila mengerjakan suatu pekerjaan.
3. Menyusun personalia sejak dari penarikan tenaga kerja baru, pelatihan, dan pengembangan tugas.
4. Mampu mengambil keputusan yang tepat. 
5. Memberi bimbingan, saran, dan perintah dalam pelaksanaan tugas masing-masing bawahan agar dilaksanakan dengan baik dan benar.
6. Menyelaraskan tugas agar tidak terjadi kekacauan dengan cara menghubungkan dan meyatupadukan pekerjaan bawahan.
7. Mengatasi masalah yang terjadi.
8. Memberi dorongan, semangat, dan inspirasi kepada bawahan agar mengerjakan tugas yang telah ditetapkan secara sukarela.
9. Menyusun struktur organisasi, tugas, dan fungsinya.
10. Mengarahkan bawahan agar bertindak sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan dan bekerja dengan efektif dan efisien.
11. Mengawasi cara kerja bawahan untuk menjamin bahwa kegiatan dilaksanakan sesuai rencana.
12. Mendengarkan keluhan dan merespon usulan bawahan dalam pekerjaan. 
13. Mewakili dan membina hubungan yang harmonis dengan bawahan dan pihak luar.  

Tingkatan Manajemen

1. Top Manajemen (Manajemen Puncak)

    Dikenal pula dengan istilah executive officer. Bertugas merencanakan kegiatan, mengarahkan, dan membuat strategi perusahaan. Keahlian yang dimiliki adalah keahlian konseptual, yaitu keahlian untuk membuat dan merumuskan konsep untuk dilaksanakan oleh tingkatan manajer dibawahnya. Yang termasuk dalam tingkatan ini antara lain CEO (Chief Executive Officer), CIO (Chief Information Officer), dan CFO (Chief Financial Officer).

2. Middle Manajemen (Manajemen Tingkat Menengah)

    Mencakup semua manajemen yang berada diantara manajemen lini pertama dan manajemen puncak.  Bertugas menjadi penghubung antara manajer puncak dan manajer lini pertama serta bertanggungjawab melaksanakan rencana dan memastikan tercapainya tujuan. Keahlian yang dimiliki adalah keahlian interpersonal, yaitu keahlian untuk berkomunikasi, bekerjasama, dan memotivasi orang lain. Yang termasuk dalam tingkatan ini antara lain kepala bagian, pemimpin proyek, manajer pabrik atau manajer divisi.

3. First Line Manajemen (Manajemen Lini Pertama)

    Dikenal pula dengan istilah manajer operasional atau manajemen tingkatan paling rendah. Bertanggungjawab untuk menyelesaikan rencana-rencana yang telah ditetapkan oleh para manajer yang lebih tinggi dengan cara memimpin dan mengawasi karyawan non-manajerial yang terlibat dalam proses produksi. Keahlian yang dimiliki adalah keahlian teknis, yaitu keahlian yang mencakup prosedur, teknik, pengetahuan dan keahlian dalam bidang khusus. Yang termasuk dalam tingkatan ini antara lain supervisor, manajer shift, manajer area, manajer kantor, manajer departemen atau mandor (foreman). 

Jenis Manajer Berdasarkan Tanggung Jawabnya

1. Functional Manajer (Manajer Fungsional)
    Yaitu manajer yang memiliki tanggung jawab pada satu bagian fungsional perusahaan saja dan tidak ikut campur pekerjaan fungsional pada bagian lain. 
Contoh:  - Manajer Keuangan
             - Manajer Pemasaran
             - Manajer Akuntansi
             - Manajer Operasional
             - Manajer HRD
            
2. General Manajer (Manajer Umum)
    Yaitu manajer yang memiliki tanggung jawab atas seluruh bagian/fungsional pada suatu perusahaan. Manajer umum memimpin beberapa unit bidang fungsi pekerjaan yang mengepalai seluruh atau beberapa manajer fungsional. Pada perusahaan berskala kecil diperlukan cukup satu orang manajer umum, sedangkan pada perusahaan besar diperlukan beberapa manajer umum yang bertanggungjawab pada area tugas yang berbeda-beda.

Keterampilan Manajer

1. Keterampilan Konseptual
    Kemampuan dalam membuat konsep, ide, dan gagasan untuk menjalankan rencana kegiatan. Termasuk juga memiliki visi yang jauh ke depan, misi yang jelas, program kerja yang real, strategi, dan terus menjaga nilai competative advantage sebuah organisasi. Kemudian ide atau gagasan tersebut dijabarkan mejadi rencana kerja untuk mewujudkan tujuan organisasi. Proses ini biasa disebut dengan proses perencanaan atau planning. Biasa diperlukan untuk manajer tingkat atas. 


2. Keterampilan Komunikasi
    Kemampuan berkomunikasi secara baik dengan banyak orang, disebut juga keterampilan kemanusiaan. Seorang manajer harus memiliki sifat komunikasi persuasif, yaitu bersifat mengayomi dan bersahabat kepada bawahan, saling menghormati kepada rekan kerja, dan bersifat melayani kepada atasan dan customer agar semua orang merasa dihargai dan dapat menjadi tim yang sukses dalam mewujudkan visi tersebut. Diperlukan untuk semua tingkatan manajer, atas, menengah, ataupun bawah.

3. Keterampilan Teknis
    Kemampuan dalam menjalankan pekerjaan dengan menguasai suatu bidang, misalnya menjalankan program atau memperbaiki sesuatu. Dengan kemampuan ini akan tercipta efektifitas dan efisiensi yang ideal. Diperlukan untuk manajer tingkat bawah.

4. Keterampilan Manajemen Waktu 
    Kemampuan untuk menggunakan waktu secara bijaksana. Manajer harus dapat mengalokasikan waktu agar mendapat hasil yang optimal. Akan teruji dalam penyusunan waktu yang digunakan dalam melakukan sebuah project. Termasuk juga keterampilan dalam membuat skala prioritas. Diperlukan untuk semua tingkatan manajer.

5. Keterampilan Mengambil Keputusan
    Kemampuan untuk mendefinisikan masalah, memandangnya secara keseluruhan dan komprehensif, dan menentukan cara terbaik dalam memecahkannya. Langkah dalam membuat keputusan yang baik adalah pertama mendefinisikan masalah dan berbagai alternatif yang dapat diambil untuk menyelesaikannya. Kedua mengevaluasi setiap alternatif yang ada dan memilih yang dianggap paling baik. Dan terakhir mengimplementasikan alternatif yang telah dipilih serta mengawasi agar tetap dijalur yang benar. Kemampuan ini sangat diperlukan untuk manajer tingkat atas. 

6. Keterampilan Kepemimpinan
    Kemampuan untuk mengepalai dan menjadi panutan bagi bawahannya. Memiliki sikap yang tegas, berani, bijaksana, dan berkomitmen atau tidak mudah dipengaruhi. Dapat menumbuhkan rasa kepercayaan terhadap lingkungannya yang akan menciptakan teamwork yang solid. Diperlukan untuk semua tingkatan manajer.

Etika Manajerial

Perilaku terhadap karyawan
 
    Kategori ini meliputi aspek perekrutan, pemecatan, kondisi upah dan kerja, serta ruang pribadi dan penghormatan. Pedoman etis dan hukum mengemukakan bahwa keputusan perekrutan dan pemecatan harus didasarkan hanya pada kemampuan untuk melakukan pekerjaan. Perilaku yang secara umum dianggap tidak etis dalam kategori ini misalnya mengurangi upah pekerja karena tahu pekerja itu tidak bisa mengeluh lantaran takut kehilangan pekerjaannya.


Perilaku terhadap organisasi
 
    Permasalahan etika juga terjadi dalam hubungan pekerja dengan organisasinya. Masalah yang terjadi terutama menyangkut tentang kejujuran, konflik kepentingan, dan kerahasiaan. Masalah kejujuran yang sering terjadi di antaranya menggelembungkan anggaran atau mencuri barang milik perusahaan. Konflik kepentingan terjadi ketika seorang individu melakukan tindakan untuk menguntungkan diri sendiri, namun merugikan atasannya. Misalnya, menerima suap Sementara itu, masalah pelanggaran etika yang berhubungan dengan kerahasiaan di antaranya menjual atau membocorkan rahasia perusahaan kepada pihak lain.


Perilaku terhadap agen ekonomi lainnya
 
    Seorang manajer juga harus menjalankan etika ketika berhubungan dengan agen-agen ekonomi lain—seperti pelanggan, pesaing, pemegang saham, pemasok, distributor, dan serikat buruh. 

Perencanaan dalam Manajemen

Definisi

     Salah satu fungsi dasar dalam manajemen adalah planning atau perencanaan. Perencanaan diartikan sebagai suatu proses menetapkan tujuan dan sasaran, menentukan pilihan-pilihan tindakan yang akan dilakukan, dan mengkaji cara-cara terbaik untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dan mencapai hasil yang diinginkan.

    Perencanaan merupakan proses dasar bagi organisasi untuk memilih sasaran dan menetapkan cara pencapaiannya. Setiap organisasi perlu membuat suatu perencanaan dalam setiap kegiatan organisasinya, baik perencanaan produksi, rekrutmen karyawan baru, program penjualan produk baru, maupun perencanaan anggaran. 

    Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan.

    Perencanaan sangat dibutuhkan terutama dalam menghadapi lingkungan eksternal yang berubah dinamis. Dalam era globalisasi ini perencanaan harus lebih mengandalkan prosedur yang rasional dan sistematis dan bukan hanya pada intuisi dan firasat. 

Perencanaan dilakukan untuk mencapai:

- Protective Benefits yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan    terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan.

- Positive Benefits dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi.

Tujuan dan Manfaat Perencanaan

   Proses perencanaan dibutuhkan oleh semua tingkatan manajer. Pada manajer puncak dibutuhkan perencanaan jangka panjang dan strategi-strategi organisasi. Sedangkan pada manajemen bawah hanya dibutuhkan perencanaan jangka pendek dan pada kelompok kerja (unit). Berikut adalah tujuan dan manfaat perencanaan.

Tujuan perencanaan:
1. Menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam proses pengontrolan dan pengevaluasian
2. Memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan non-manajerial
3. Mengurangi ketidakpastian
4. Meminimalisir pemborosan

Manfaat Perencanaan:
1. Membantu untuk menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan
2. Membantu dalam kristalisasi persesuaian dalam masalah-masalah utama
3. Membantu untuk memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas
4. Membantu penempatan tanggung jawab lebih cepat
6. Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi  
7. Pemilihan berbagai alternatif terbaik
8. Standar pelaksanaan dan pengawasan
9. Penyusunan skala prioritas, baik sasaran maupun kegiatan
10. Menghemat pemanfaatan sumber daya organisasi
11. Sebagai alat untuk memudahkan koordinasi dengan pihak terkait
12. Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan mudah dipahami
13. Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti
14. Menghemat waktu, usaha, dan dana

Klasifikasi Rencana

5 Dasar Klasifikasi Rencana

1. Bidang Fungsional (Functional Area)
    Mencakup rencana produksi, pemasaran, keuangan, dan personalia. Setiap faktor memerlukan tipe perencanaan yang berbeda. Misal rencana produksi akan meliputi perencanaan kebutuhan bahan, scheduling produksi, jadwal pemeliharaan mesin, dan sebagainya. Sedangkan rencana pemasaran berisi target penjualan dan program promosi.

2. Tingkatan Organisasional (Organizational Level) 
    Mencakup keseluruhan organisasi atau satuan-satuan kerja organisasi. Teknik-teknik dan isi perencanaan berbeda pada setiap tingkatan. Perencanaan organisasi keseluruhan akan lebih kompleks daripada perencanaan suatu satuan kerja organisasi.

3. Karakteristik Rencana (Characteristic of the plans)
    Meliputi faktor-faktor kompleksitas, fleksibilitas, keformalan, kerahasiaan, biaya, rasionalitas, kuantitatif dan kualitatif. Misal rencana pengembangan produksi biasanya lebih bersifat kuantitatif dibanding rencana personalia.

4. Waktu (Time)
     Meliputi:
- Jangka Pendek (1 Tahun), misal: jadwal penggunaan sumber daya.
- Jangka Menengah (1-5 Tahun), misal: laba pertumbuhan dalam usaha untuk perbaikan laba.
- Jangka Panjang (>5 Tahun), misal: produk penyesuaian tujuan dan perubahan strategi, memperkirakan penjualan pada masa yang akan datang dengan neraca laba/rugi sehingga dapat menetapkan program.

5. Unsur-unsur Rencana (Activities) 
    Dalam wujud anggaran, program, prosedur, kebijaksanaan, dan sebagainya. Meliputi berbagai tingkatan dan setiap tingkatan merupakan bagian dari tingkatan yang lebih tinggi. Berhubungan dengan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, seperti program periklanan, prosedur seleksi personalia, anggaran penelitian dan pengembangan, dan seterusnya. 

Tipe Utama Perencanaan

1. Perencanaan Strategik (Strategic Planning)
    Merupakan proses perencanaan jangka panjang atau long term plan(lebih dari 5 tahun) yang disusun untuk memenuhi tujuan organisasi. 

2. Perencanaan Operasional (Operational Planning)
    Merupakan rencana jangka pendek atau short term plan (kurang dari 1 tahun) yang disusun ke dalam serangkaian kegiatan yang lebih rinci yang merupakan penunjang dari rencana jangka panjang yang akan dicapai.
   
    Ada 2 tipe rencana operasioanal:
    
    a) Rencana Sekali Pakai (Single Use Plans)

        Merupakan serangkaian kegiatan terperinci yang tidak berulang dalam bentuk yang sama pada waktu yang akan datang. Rencana ini digunakan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu yang tidak digunakan kembali bila telah tercapai. Contoh: perencanaan perusahaan untuk membuat gudang baru karena adanya perluasan uasaha.

   

    b) Rencana Tetap (Standing Plans)

        Merupakan pendekatan-pendekatan bagi penanganan situasi-situasi yang dapat diperkirakan dan terjadi berulang-ulang dalam kebijakan operasional, prosedur, dan peraturan kebijaksanaan. Contoh: penyewaan karyawan dan pemberhentian sementara prosedur dan aturan.

Berikut ini adalah perbandingan antara perencanaan strategik dengan perencanaan operasional yang ditinjau dari sembilan aspek:

No.	Aspek	Perencanaan Operasional	Perencanaan Strategis
1.	Isu bahasan	Masalah-masalah pengoperasian	Keberlangsungan serta pengembangan organisasi jangka panjang
2.	Sasaran	Keuntungan saat ini	Keuntungan di waktu yang akan datang
3.	Batasan	Lingkungan sumber daya saat ini	Lingkungan sumber daya waktu yang akan datang
4.	Hasil yang diperoleh	Efisiensi dan stabilitas	Pengembangan potensi mendatang
5.	Informasi	Dunia bisnis saat ini	Kesempatan dan peluang di waktu yang akan datang
6.	Organisasi	Birokrasi/Stabil	Kewiraswastaan/Fleksibel
7.	Kepemimpinan	Cenderung Konservatif	Menginspirasikan perubahan secara radikal
8.	Pemecahan Masalah	Berdasarkan pengalaman masa lalu	Antisipatif, menemukan pendekatan-pendekatan baru
9.	Tingkat Resiko	Resiko rendah	Resiko tinggi

Perencanaan Yang Baik

1. Mengetahui sifat/ciri/prinsip rencana yang baik, sebagai berikut:

- Mempermudah tercapainya tujuan,

- Dibuat oleh orang yang memahami tujuan organisasi,

- Dibuat oleh orang yang mendalami teknik perencanaan,

- Disertai perincian yang teliti,

- Tidak boleh lepas dari pemikiran pelaksanaan,

- Bersifat sederhana,

- Luwes,

- Dalam perencanaan terdapat tempat pengambilan resiko,

- Bersifat praktis/pragmatis,

- Merupakan forcasting. 

 

2. Memandang proses perencanaan sebagai suatu rangkaian pertanyaan yang harus dijawab, sebagai berikut:

- What (apa)

   Tujuan (tindakan apa yang perlu dilakukan),

- When (kapan) 

 Waktu (kapan hal tersebut perlu dilakukan),

- How (bagaimana)

   Cara mengerjakannya (bagaimana cara melakukan pekerjaan tersebut),

- Who (siapa)

   Tenaga kerja (siapa yang melakukan pekerjaan tersebut),

- Where (dimana)

   Tempat (dimana pekerjaan itu harus dilakukan),

- Why (mengapa)

   Keperluannya (mengapa pekerjaan itu harus dilakukan).

3. Memandang proses perencanaan sebagai suatu masalah yang harus dipecahkan dengan mempergunakan teknik-teknik ilmiah

(scientific techniques of problem solving), melalui langkah:

- Mengetahui sifat hakikat masalah yang dihadapi (know the nature of the problem),

- Mengumpulkan data (collect data),

- Menganalisa data-data (analisis of the data),

- Menentukan beberapa alternatif (determination of several alternatives),

- Memilih cara yang terbaik (selection of the seeminingly best way from among  alternatives),

-      Pelaksanaan  (execution),

- Penilaian hasil (evaluation of results).

Pembuatan Proses Perencanaan

1. Menetapkan tugas dan tujuan
    Antara tugas dan tujuan tidak dapat dipisahkan. Dalam memulai suatu rencana harus ditentukan terlebih dahulu tugas dan tujuannya. Tugas diartikan sebagai apa yang harus dilakukan, sedangkan tujuan yaitu suatu nilai yang akan diperoleh.

2. Observasi dan analisa
    Menentukan faktor-faktor yang dapat mempermudah dalam pencapaian tujuan (observasi), bila sudah diketahui dan terkumpul maka dilakukan analisa terhadapnya untuk menentukan mana yang akan digunakan.

3. Mengadakan kemungkinan-kemungkinan
    Faktor yang tersedia memberikan perencanaan membuat beberapa kemungkinan dalam pencapaian tujuan. Dimana kemungkinan yang telah diperoleh dapat diurut atas dasar tertentu, misalnya lamanya penyelesaian, besar biaya yang dibutuhkan, efisiensi dan efektivitas, dan sebagainya.

4. Membuat Sintesa
    Merupakan alternatif yang akan dipilih dari kemungkinan-kemungkinan yang ada dengan cara menggabungkan sintesa dengan kemungkinan-kemungkinan tersebut. Namun kemungkinan-kemungkinan tersebut mempunyai kelemahan.

Hambatan Dalam Perencanaan

1. Kurang pengetahuan tentang organisasi
2. Kurang pengetahuan tentang lingkungan
3. Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif
4. Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang 
5. Ketidaksediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif
6. Biaya
7. Takut gagal
8. Kurang percaya diri


Cara Mengatasi Hambatan

1. Melibatkan para pegawai, terutama mereka yang terkena pengaruh dalam proses perencanaan.
2. Memberikan banyak informasi kepada para pegawai tentang rencana dan kemungkinan akibat-akibatnya sehingga mereka memahami perlunya perubahan serta mendapat manfaat yang diharapkan dan apa yang diperlukan untuk pelaksanaan yang efektif.
3. Mengembangkan suatu pola perencanaan dan penetapan yang efektif, suatu "track record" yang berhasil mendorong kepercayaan kepada para pembuat rencana, serta menjadikan rencana baru tersebut diterima. 
4. Menyadari dampak dari perubahan-perubahan yang diusulkan kepada para anggota organisasi dan memerkecil gangguan yang tidak perlu.

Actuating (Penggerakkan) Dalam Manajemen

   Actuating merupakan usaha mewujudkan perencanaan menjadi kenyataan dengan menggerakkan orang-orang yang ada dalamnya melalui pengarahan dan pemberian motivasi agar kegiatan dapat dilaksanakan secara optimal dan efektif serta sesuai dengan peran, tugas, dan tanggungjawabnya masing-masing.

     Actuating merupakan hubungan manusia dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan agar bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan organisasi. Pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut manusia juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri. 

    Dalam manajemen, fungsi actuating lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi.Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan penggerakan seluruh potensi sumber daya manusia dan non-manusia pada pelaksanaan tugas.Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi.Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi, peran, keahlian, dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan.


    Prinsip-prinsip dalam actuating (penggerakan) antara lain:

a. Memperlakukan pegawai dengan sebaik-baiknya
b. Mendorong pertumbuhan dan perkembangan manusia 
c. Menanamkan pada manusia keinginan untuk melebihi 
d. Menghargai hasil yang baik dan sempurna
 e. Mengusahakan adanya keadilan tanpa pilih kasih 
f.  Memberikan kesempatan yang tepat dan bantuan yang cukup
g. Memberikan dorongan untuk mengembangkan potensi dirinya

Actuating (continued)

Ciri-ciri actuating di dalam sebuah organisasi:

 

1. Upaya yang berlandaskan pengetahuan tentang kepemimpinan yang baik,

2. Mengacu pada perencanaan yang telah di buat,

3. Adanya kemampuan untuk memimpin semua anggota organisasi,

4. Semua kegiatan oraganisasi di atur dengan baik,

5. Pemberian bimbingan, motivasi, dan pengarahan yang baik.

    Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pelaksanaan actuating adalah bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika:

1. Merasa yakin akan mampu mengerjakan tugasnya,

2. Yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya,

3. Tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih penting atau mendesak,

4. Tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi dirinya,

5. Hubungan kekerabatan dalam organisasi tersebut harmonis.

Kegiatan Dalam Actuating

Dalam fungsi penggerakkan ada beberapa kegiatan yang dapat dilakukan oleh manajer kepada bawahannya:

1. Motivating (Dorongan)
    Yaitu menggerakkan orang dengan memberikan rangsangan yang baik, alasan-alasan yang menimbulkan kemauan bekerja dengan baik.
2. Leading (Bimbingan)
    Yaitu memberi bimbingan dengan cara memberi contoh yang baik.
3. Directing (Pengarahan)
    Yaitu memberikan pengarahan dengan petunjuk yang benar, jelas, dan tepat. 

  

    Beberapa halangan dalam menjalankan actuating:

1. Kurangnya keahlian dalam menggunakan manajemen
2. Tidak adanya kekompakkan dalam bekerja sama
3. Dana dan fasilitas yang terbatas
4. Ketidaktegasan dalam memutuskan sesuatu 
5. Kurangnya komunikasi dalam organisasi
6. Kurangnya pemahaman karakteristik pada setiap anggota
7. Kurangnya rasa solidaritas